Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis suatu
pihak kepada pihak lain. Fungsinya lima hal: sarana pemberitahuan, gagasan,
permintaan, buah pikiran, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis,
dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat
ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman, maka nilai
perangko harus semakin besar.
Jenis Surat
Surat digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedang bila
digolongkan berdasarkan pemakaiannya dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi,
surat resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
· Tidak menggunakan kop surat
· Tidak ada nomor surat
· Salam pembuka dan penutup bervariasi
· Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan
penulis
· Format surat bebas
Surat Resmi
Surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misal undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi:
· Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan
organisasi
·
Ada nomor surat , lampiran, dan
perihal
·
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
·
Penggunaan ragam bahasa resmi
·
Menyertakan cap/stempel dari lembaga resmi
·
Ada aturan format
baku
Bagian-bagian surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis
dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis
dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang
dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang
disertakan selain surat
·
Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan
sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata
kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda
koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai
atau NIP)
·
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan
Surat Niaga
Digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat
ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus
disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan; dan dapat
dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat
penagihan.
Digunakan untuk kepentingan
pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat
dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam
bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat , lampiran, dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau
ragam resmi
5. Menggunakan cap atau
stempel instansi atau kantor pembuat surat
6.
Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja
di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan
tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi
menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang